Estabelece critérios para emissão e assinaturas de ofícios no âmbito da Agepan e revoga a Instrução Normativa nº 01 de 30 de outubro de 2003.
REVOGADA PELA IN N° 17, DE 09/09/2021
A DIRETORA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul, vinculada à Secretaria de Estado de Governo, no uso de suas atribuições e, tendo em vista o previsto no inciso VIII e no Parágrafo Único do artigo 2º da Deliberação n° 02, de 30 de Setembro de 2005 que aprova o Regimento Interno da Agepan e, no artigo 2º, inciso V do Decreto n° 11.439 de 13 de outubro de 2003,
R E S O L V E:
Art. 1° Estabelecer o procedimento interno de tratamento e controle de ofícios emitidos pelos servidores atuantes nas áreas de diretoria da Agepan. (NR)
Parágrafo único. Revogado.
Art. 2° O procedimento interno de que trata esta Instrução Normativa deverá respeitar o tramite legal do documento, bem como as definições de correspondência aqui estabelecidas:
§ 1° Correspondências de caráter institucional: Será de responsabilidade de assinatura do Diretor-Presidente.
§ 2° Correspondências de caráter técnico: Será de responsabilidade de assinatura do Diretor da Área. (NR)
Art. 3° O procedimento deverá respeitar a respectiva forma de preenchimento dos campos de acordo com o exemplificado nesta Instrução Normativa:
I. Campo 01 – OFÍCIO N° 000/2012/ sigla da área emitente/Agepan: Identificação do ofício através de 03(três) dígitos numéricos, em ordem sequencial, seguido do ano, da sigla da área responsável e da sigla Agepan. Exemplo: OFÍCIO N° 001/2012/DPRES/AGEPAN. Alinhado a esquerda a um espaço simples da razão social da Agência. (NR)
II. Campo 02 – LOCAL E DATA: Local, dia mês e ano. Fica alinhado a direita na mesma linha do Campo 01. (NR)
III. Campo 03 – ASSUNTO: Cita resumidamente o assunto a que se refere o Ofício. Fica alinhado a esquerda a dois espaços simples do Campo 02.
IV. Campo 04 – VOCATIVO: Invoca o destinatário, sempre seguido de vírgula. Nas invocações da redação oficial não devem constar termos como “prezado”, “estimado” ou “caro”, aceitáveis unicamente na correspondência social (informal). Na correspondência oficial deve-se usar apenas Senhor,/Senhora, seguido do cargo. Exemplo: “Senhor Diretor”; “Excelentíssimo Senhor”, etc. Fica a três espaços simples, da linha anterior. (NR)
V. Campo 05 – TEXTO: Constituído de um só bloco, com espaçamento entre linhas de 1,5 cm, podendo ser subdivido em parágrafos, alinhados à esquerda ou justificados e estes separados entre si por um espaço. Se o texto não couber em uma só folha, este deve continuar na folha seguinte, sem repetirem-se os campos 02, 03, e 04. O texto inicia-se a três espaços simples do vocativo na primeira folha e nas demais, a um espaço simples da razão social da Agência. (NR)
VI. Campo 06 – ENCERRAMENTO: Saudação, simples de forma reduzida, alinhada à esquerda, seguida de vírgula, em parágrafo próprio. Atenciosamente para direcionar-se a qualquer nível hierárquico ou Cordialmente para autoridades superiores. ENCERRAMENTO fica a três espaços simples do TEXTO. (NR)
VII. Campo 07 – NOME E CARGO/FUNÇÃO DO EMITENTE: Na última folha do ofício, alinhada centralizada, deverão constar o nome do emitente do ofício em letra maiúscula e abaixo do nome o cargo/função. Não se utiliza título: Exemplo: Dr. Antes do nome de quem vai assinar apenas o nome, sem abreviaturas, colocando-se abaixo o seu cargo/função, para assinatura. Fica a quatro espaços simples do ENCERRAMENTO. (NR)
VIII. CASO O OFÍCIO TENHA MAIS DE UMA FOLHA, as demais devem ser rubricadas à direita, no seu terço médio. (NR)
IX. Campo 08 – ANEXOS: Relação do(s) documento(s) anexo(s) ao ofício (quando houver). Alinhada à esquerda, fica a três espaços simples do Campo 07. (NR)
X. Campo 09 – IDENTIFICAÇÃO DO DESTINATÁRIO: Alinhado à esquerda, com espaçamento entre linhas de 1,5 cm, contendo o nome completo por extenso do destinatário, sem abreviaturas, o cargo ou função, instituição ou órgão e a localidade (se necessário). O bloco fica a um espaço simples do Campo 10. (NR)
XI. Campo 10 – CÓPIAS: Referência à(s) pessoa(s) para a(s) qual(is) foi(oram) mandada(s) cópia do ofício (quando houver). Alinhada à esquerda, fica a um espaço simples do rodapé. (NR)
Art. 4° As especificações técnicas do documento deverão obedecer ao abaixo especificado:
§ 1° TAMANHO DO PAPEL: A4 (210 X 297 mm)
§ 2° FONTE: Tipo – Arial, Tamanho 11, Estilo – Normal, Cor – Preta.
§ 3° MARGENS: Esquerda 3,5 cm, direita 2,0 cm, superior 2,5 cm e inferior 2,0 cm. (NR)
Art. 5° A impressão dos ofícios será realizada em papel ofício com o logo da Agepan e o nome da Agência por extenso no cabeçalho, e no rodapé deverá constar: endereço, site e e-mail, centralizado e o Brasão do Estado alinhado a direita.
Art. 6° A emissão dos ofícios deverá ocorrer sempre em duas vias.
§ 1° Em relação à emissão dos ofícios pertinentes aos Processos Administrativos, a segunda via, devidamente protocolada ou com o comprovante de remessa anexado, será juntada ao respectivo Processo, mantendo-se uma cópia no arquivo das respectivas diretorias. (NR)
§ 2° Em relação à emissão dos demais ofícios a segunda via devidamente protocolada, ou com o comprovante de remessa anexado, será arquivada junto às respectivas diretorias. (NR)
§ 3° A numeração sequencial dos ofícios será controlada pelas respectivas diretorias. (NR)
Art. 7° Quanto aos registros aplicáveis, bem como às alterações que porventura os art. 3º, 4º, 5º e 6º venham a sofrer, estes serão definidos pela Diretoria de Administração e Planejamento e, pelas áreas envolvidas. (NR)
Art. 8° Fica de inteira responsabilidade a implantação do procedimento, objeto desta Instrução Normativa, pela Diretoria de Administração e Planejamento.
Parágrafo único. Aplica-se o presente dispositivo a todos os servidores e dirigentes da Agepan quanto aos critérios estipulados para emissão e assinaturas de ofícios no âmbito desta Agência. (NR)
Art. 9° Revoga-se a Instrução Normativa Nº 01, de 30 de outubro de 2003.
Art. 10 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua aprovação.
Campo Grande, 27 de março de 2012.
SANDRA REGINA FABRIL
Diretora de Administração e Planejamento
ANEXO ÚNICO À INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 09, DE 27 DE MARÇO DE 2012.
MODELO DE OFÍCIO
OFÍCIO Nº001/2012/DPRES/AGEPAN. (01) Campo Grande, ___ de ______ de 2012 (02)
Assunto: (03)
Senhor (a) (cargo), (04)
(introdução: considerações).
(desenvolvimento: exposição das intenções).
(05)
(conclusão: solicitação ou informação).
Sendo o que se apresenta para o momento.
(Atenciosamente/Cordialmente), (06)
(emitente) (07)
(cargo/função) (07)
(Anexos). (08)
(nome)
(cargo ou função)
(instituição ou órgão) (09)
(localidade)
CÓPIAS (10)
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