INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 11, DE 11 DE MAIO DE 2012

O DIRETOR-PRESIDENTE da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul, vinculada à Secretaria de Estado de Governo, conjuntamente com a Diretora de Administração e Planejamento, no uso de suas atribuições e, tendo em vista o previsto no inciso VIII do artigo 2° da Deliberação n° 02, de 30 de setembro de 2005 que aprova o Regimento Interno da Agepan e, no artigo 2°, inciso V do Decreto n° 11.439 de 13 de outubro de 2003,

REVOGADA PELA IN N° 17, DE 09/09/2021

                 R E S O L V E:

Art. 1° Fica aprovado, na forma do Anexo I, o Manual de Gestão de Documentos e Processos e o Anexo II, os Modelos dos Atos Relativos aos Processos, a serem observados no âmbito da Agepan.

Art. 2° Revogam-se as disposições da Instrução Normativa n° 08, de 22 de setembro de 2008.

Art. 3° Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua aprovação.

                                                                 SANDRA REGINA FABRIL

Diretora de Administração e Planejamento

ANEXO I À INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 11, DE 11 DE MAIO DE 2012

         MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS – Agepan

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO I

DO OBJETIVO

Art. 1° Este Manual dispõe sobre os procedimentos internos e critérios para recepção, registro, seleção, tramitação e distribuição de documentos correntes e processos a serem cumpridos no âmbito da Agepan.

Parágrafo único. Aplicam-se os dispositivos deste Manual, no que couber, aos documentos e processos entregues por meio informatizado ou que passem a tramitar por meio eletrônico.

Art. 2° O Manual de Gestão de Documentos e Processos compreende o conjunto de procedimentos que serão utilizados nas atividades de geração/recebimento de documentos e processos (arquivo corrente), controle de tramitação, arquivamento permanente e transferência para a fase intermediária (arquivo intermediário).

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS

Art. 3° A aplicabilidade do Manual de Gestão de Documentos e Processos não exclui a observância dos princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da eficiência, da finalidade, do interesse público e da motivação dos atos administrativos.

CAPÍTULO III

DA CONCEITUAÇÃO

Art. 4° Os termos usuais a serem utilizados referentes à documentação serão definidos, para fins de uniformidade dos procedimentos, do seguinte modo:

I – anexação: união de um processo a outro, ao qual se incorpora definitivamente;

II – apensação: união provisória de dois ou mais processos, visando à uniformidade de tratamento em assuntos semelhantes;

III – desapensação: ato de separação de um processo de outro, quando alcançado o efeito que levou à apensação.

IV – arquivamento permanente: guarda e conservação de documentos e processos no arquivo-geral;

V – desarquivamento: ato pelo qual um documento ou um processo, mediante solicitação, é retirado do arquivo-geral;

VI – autos de processo: conjunto de documentos ordenados cronologicamente, reunidos em capa própria, com numeração específica, necessários ao registro formal de atos e de fatos de natureza administrativa ou jurídica;

VII – autuação: ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no Protocolo, transforma-se em processo, recebendo numeração única e capa padronizada;

VIII – desentranhamento: ato justificado de retirada de documento dos autos;

IX – despacho decisório: ato pelo qual a autoridade competente decide uma questão submetida à sua apreciação;

X – despacho de mero expediente: ato que não contém teor decisório;

XI – juntada: inserção de um documento aos autos;

XII – nota técnica: documento sequencial e em modelo a ser definido e padronizado pelas áreas da Agência, que serve de orientação técnica à Procuradoria Jurídica e de instrução às deliberações da Diretoria Executiva da Agepan;

XIII – parecer jurídico: documento mediante o qual a Procuradoria Jurídica e a Assessoria Jurídica prestam assessoria à Agência, emitindo posicionamento sobre questões jurídicas submetidas ao seu pronunciamento;

XIV – parecer técnico: é o documento pela qual o agente apresenta um estudo fundamentado em lei ou princípios, sobre o assunto de sua competência.

XV – parecer normativo: parecer jurídico, envolvendo matéria relevante e de interesse público, aprovado pela Diretoria e publicado, para observância da Agência e com caráter vinculante às áreas internas da Agência;

XVI – protocolo: área responsável pelo recebimento, expedição, registro, distribuição, tramitação e autuação de processos, documentos e correspondências;

XVII – processo: procedimento administrativo que compreende a numeração processual única e o preenchimento de capa com dados fundamentais extraído do documento original;

XVIII – processo principal: processo que, pela natureza da matéria, pode exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão;

XIX – processo acessório: processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal;

XX – processo administrativo disciplinar: instrumento formal que tem como propósito a apuração das infrações e a aplicação das penalidades correspondentes aos servidores, respeitado o direito ao contraditório e à ampla defesa, devendo tramitar em caráter reservado até a publicação da decisão tomada pela Diretoria;

XXI – termo de anexação: registro formal da união definitiva de um processo a outro, no qual devem constar os números dos processos, a identificação do solicitante, o registro da renumeração das páginas e a data e local da anexação, com a assinatura do responsável aposta sobre o nome e o cargo;

XXII – termo de apensação: registro formal da união provisória de processos, no qual devem constar os números dos processos, a identificação do solicitante e a data e local da apensação, com a assinatura do responsável aposta sobre o nome e o cargo;

XXIII – termo de arquivamento: registro formal da guarda e conservação de processo no arquivo-geral, no qual deve constar o número do processo, a identificação do solicitante, a data e o local do arquivamento, com assinatura ou rubrica do titular da área que originou o processo aposta sobre o nome e o cargo;

XXIV – termo de desapensação: registro formal da separação física de dois ou mais autos apensados, no qual devem constar o número dos processos, a identificação do solicitante, a data e o local da desapensação, com a assinatura do responsável aposta sobre o nome e o cargo;

XXV – termo de desarquivamento: registro formal da retirada de processo do arquivo-geral, no qual deve constar o número do processo, a identificação do solicitante, a data e o local do desarquivamento, com a assinatura do titular da área que requisitou o arquivamento do processo aposta sobre o nome e o cargo;

XXVI – termo de desentranhamento: registro formal da retirada de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número do processo, a relação dos documentos extraídos, com o respectivo número das folhas, a identificação do solicitante, a data e o local do desentranhamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;

XXVII – termo de encerramento de volume: registro formal de encerramento do volume de processo, no qual devem constar o número do processo e de seu respectivo volume, a data e o local do encerramento, com assinatura do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;

XXVIII – termo de fornecimento de vistas e/ou cópia(s) de processo: registro formal de fornecimento de vistas e/ou cópia(s) de processo, no qual deve constar a identificação da parte interessada ou de seu representante legal e ainda a assinatura do solicitante, bem como do servidor responsável pelo fornecimento;

XXIX – termo de juntada de folha ou peça: registro formal da juntada de folha ou peça aos autos, de documentos externos à Agência, no qual deve constar o número do processo, a identificação do solicitante, a relação dos documentos inseridos, como o respectivo número das folhas, a data e o local da juntada, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado;

XXX – termo de ressalva: registro formal da constatação da retirada irregular de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número do processo, a identificação do servidor que detectou a irregularidade, a data e o local do ocorrido, com a assinatura do titular da área aposta sobre o nome e o cargo;

XXXI – tramitação: é a movimentação de processos e/ou de documentos de um local para o outro. Essa tramitação é controlada na Agência pelo SPI – Sistema de Protocolo Integrado, implantado pelo Governo do Estado e de uso obrigatório;

XXXII – sistema de protocolo integrado (SPI): sistema utilizado pela Agepan como ferramenta de gestão de documentos e/ou processos, permitindo o acompanhamento do fluxo de documentos e/ou processos;

XXXIII – correspondência: toda espécie de comunicação formal escrita, que circula nos órgãos, entidade e ou agentes privados, à exceção dos processos, podendo ser expedida ou recebida e classificando-se em:

a) oficial: espécie de correspondência caracterizada pela impessoalidade; uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade e mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Estadual ou destes para outros órgãos públicos, entidades e agentes privados, cujo conteúdo é de interesse da Administração Pública;

b) particular: espécie de correspondência caracterizada pela sua individualidade e pessoalidade, cujo conteúdo é de interesse alheio à Administração Pública;

TÍTULO II

DOS PROCEDIMENTOS

CAPÍTULO I

DA RECEPÇÃO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 5° Todo documento, oficial ou não, recebido na Agência deve ser entregue ao Protocolo para registro e distribuição às áreas interessadas.

§ 1° Todo documento endereçado à Agência, independentemente do destinatário, será recebido e aberto pelo Protocolo.

§ 2° O Protocolo deverá preservar o envelope/invólucro e o aviso de recebimento – AR das correspondências recebidas e encaminhá-los à área interessada.

§ 3° Documentos de interesse da Agência serão registrados no SPI – Sistema de Protocolo Integrado e distribuídos às áreas interessadas.

§ 4° Documentos de interesse particular não serão registrados no SPI e permanecerão no Protocolo para retirada, pelo interessado.

§ 5º O Protocolo não deve expedir correspondência que não seja oficial.

§ 6º A data de recebimento do documento é importante para efeito de contagem de prazo de resposta.

Art. 6° Todo documento recebido pelo Protocolo deverá conter a identificação e o endereço do interessado, e ainda, estar devidamente assinado.

Art. 7° Deverá ser designado em cada área da Agência, um servidor que será responsável pelo cadastro, registro e encaminhamento através do SPI, dos documentos gerados interna ou externamente, cabendo ao gerente ou coordenador da respectiva área verificar o seu efetivo cumprimento;

Art. 8º A área que receber qualquer documento ou processo por engano deverá encaminhá-lo, através do SPI, ao devido destinatário.

Art. 9º As áreas devem remeter ao Protocolo a correspondência a ser expedida, devendo constar, obrigatoriamente, no envelope, o nome, o CEP e o endereço completo do signatário, bem como do destinatário.

§ 1° Para encaminhamento de correspondência por SEDEX, o envelope ou a caixa fechada e lacrada deve ser encaminhado ao Protocolo, já preenchido, com a identificação do conteúdo e o endereço completo do remetente e do destinatário.

§ 2° Os avisos de recebimento – AR deve ser preenchido pelos remetentes e encaminhado ao Protocolo, afixados aos envelopes.

Art. 10 Para o encaminhamento externo à Agepan, os processos e/ou documentos, devem ser encaminhados ao Protocolo para distribuição, devendo a área interessada informar-se sobre o horário em que os Correios realizam a coleta das correspondências.

CAPÍTULO II

DA FORMAÇÃO DE PROCESSOS

Art. 11 Compete ao Protocolo a autuação de documentos para a formação de processo.

Art. 12 A formação de um processo far-se-á por meio de Comunicação Interna – CI eletrônica, justificativa, quando couber, devidamente autorizada pelo responsável da área, devendo a mesma ser impressa e encaminhada ao Protocolo.

Parágrafo único. Na CI eletrônica deverão constar, de forma clara, o interessado e o assunto a serem dispostos na capa do processo.

Art. 13 O processo receberá uma capa própria, no modelo padronizado pelo Estado, com as seguintes informações:

I – nome da Agência;

II – dia/mês/ano da autuação;

III – número do processo composto por 15 dígitos do Código de Identificação da Agência. Ex: 09/000.000/ano; e

IV – interessado e assunto.

Art. 14 Compete ao Protocolo fazer a numeração inicial das folhas quando da autuação do processo, devendo as seguintes ser numeradas pelos servidores que as inserirem no processo, obedecendo, rigorosamente, a sequencia numérica.

Art. 15 O processo deverá permanecer sempre com a capa emitida pelo Órgão de origem, sendo vedada a substituição da capa do processo por qualquer outra forma de encadernação, seja para guarda ou tramitação.

Art. 16 A numeração atribuída aos processos obedecerá à ordem sequencial e cronológica, não se admitindo repetições de números ou diferenciações através de letras ou quaisquer outros símbolos.

Art. 17 Todas as peças constantes do processo, inclusive a capa, deverão ser contadas e numeradas, sequencialmente, recebendo a numeração a partir da segunda folha do documento autuado.

Art. 18 Para efeito de numeração das folhas deverá constar, no canto superior direito, o número do processo, a data, o número da folha e a rubrica do servidor responsável, conforme modelo abaixo:

Processo n. ° ___________________

Data: ___/___/____        Fls.: ____

Rubrica: _______________________

Art. 19 Os documentos remetidos para abertura de processo com a recomendação de prazo excepcional para decisão ou instrução e os oriundos do Poder Judiciário têm tratamento prioritário sobre os demais, devendo constar o carimbo ou a etiqueta de “URGENTE” nas respectivas capas.

Art. 20 A autuação de documento apresentado em cópia é aceita somente depois de conferido com o original e autenticado por servidor da Agência, devendo constar a expressão “CONFERE COM O ORIGINAL”.

Art. 21 O servidor incumbido da instrução de processo deverá:

I – conferir a integridade do material, inteirar-se de seu conteúdo, ler o processo com a máxima atenção, verificando sempre se a numeração e a sequencia estão corretas;

II – encaminhar aos responsáveis para receber despachos ou instruções; e

III – redigir o despacho ou parecer, restringindo-se unicamente ao assunto em exame, de maneira clara e concisa.

Art. 22 Caso as informações necessárias para a instrução dos autos dependam de outros órgãos, as mesmas devem ser solicitadas por meio de ofício, com juntada da cópia respectiva ao processo.

Art. 23 Não é permitida a retirada ou a substituição de folhas de um processo.

Art. 24 Caberá a área responsável, quando necessário, desentranhar documentos do processo. Quando forem desentranhadas peças dos autos, não se procederá à nova numeração das folhas, certificando-se, entretanto, em outra folha, as folhas que foram desentranhadas dos autos, conforme modelo abaixo:

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Aos ______________dias do mês de _________________ do ano de dois mil e __________, desentranhei o(s) documento(s) de fls. ___________ a fls. _____ dos autos do processo de n° ____________________.

O Termo passa a fazer parte integrante dos autos acima mencionado, correspondendo ao intervalo de fls. _______ a fls. _______.

Campo Grande – MS, _____ de _________________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Art. 25 Em caso de erro na numeração das folhas, o processo deverá ser devolvido/encaminhado à área responsável pela incorreção, para as devidas correções.

§ 1º Sobre a numeração incorreta, o servidor deverá carimbar CANCELADO, evitando-se rasuras e/ou corretores de textos, devendo o servidor responsável juntar aos autos Termo de Alteração de Numeração, conforme modelo abaixo:

TERMO DE ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO

Aos __________________ dias do mês de ______________________ do ano de dois mil e __________, procedemos à renumeração das folhas deste Volume – autos do processo n° _________________, a partir da folha de número _____.

Para constar, lavro o presente Termo, que dato e assino.

Campo Grande – MS, _____ de _________________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

§ 2º Caso seja constatado que houve retirada irregular de peça ou folha dos autos, o servidor que detectou a irregularidade deverá certificar o fato de acordo com o Termo de Ressalva abaixo:

TERMO DE RESSALVA

Aos ______________dias do mês de _________________ do ano de dois mil e __________, constatou-se que o(s) documento(s) de fls. ______ a fls. _____ dos autos do processo de n° ____________________ foi (ram) retirado(s), sem que fosse preenchido o Termo de Desentranhamento.

Esse Termo passa a fazer parte integrante dos autos acima mencionado.

Campo Grande – MS, _____ de _________________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Art. 26 Os atos publicados pela Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulação, que forem necessários à instrução de processos, devem ter uma cópia da respectiva publicação, colada em folha em branco, contendo o nome do jornal, a data, a seção e a página.

Parágrafo único. O mesmo procedimento deve ser obedecido quando forem feitas alterações de qualquer natureza no teor da publicação.

Art. 27 Tanto os comprovantes de envio de fac-símile quanto os documentos recebidos por esse sistema de transmissão, ao serem juntados ao processo, por ser facilmente perecível, devem ser fotocopiados e conferidos com o original.

Art. 28 Caberá à área respectiva proceder à juntada de documentos pertinentes ao processo numerando-os sequencialmente, conforme modelo abaixo:

TERMO DE JUNTADA

Aos ______________ dias do mês de ________________ do ano de dois mil e __________, faço juntada aos autos do processo de n° ________________, o(s) documento(s) de folhas _______ a ______.

O(s) documento(s) passa(m) a fazer parte integrante dos autos acima mencionado.

Para constar, lavro o presente Termo, que dato e assino.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Parágrafo único. No caso de documentos encaminhados por correspondência, caberá à área interessada juntar aos autos o envelope/invólucro daquela, caso contenha informações consideradas relevantes ao andamento do processo.

Art. 29 Os autos de processos ou documentos não podem ser retirados da Agência pela parte interessada, sendo, porém, permitida a extração de cópias dos mesmos, conforme Procedimentos para Fornecimento de Cópias, no âmbito da Agepan.

Art. 30 Os autos de um processo não deve tramitar sem que todas as folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas.

Art. 31 Cada volume dos autos de um processo não deve exceder 200 (duzentas) folhas.

§ 1° Atingido o limite previsto acima é providenciado o encerramento do volume e a abertura de um novo, mediante termos próprios, conforme modelos indicados, respectivamente, abaixo:

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME DE PROCESSO

Aos _____ dias do mês de ___________ do ano de dois mil e __________, procedemos ao encerramento do Volume ___ dos autos do processo n° ___________________, em nome de ______________________________, contendo _____ folhas, abrindo-se em seguida o Volume ____.

Para constar, lavro o Termo, que dato e assino.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME DE PROCESSO

Aos _____ dias do mês de ___________ do ano de dois mil e __________, procedemos a abertura do Volume ___ dos autos do processo de n° _____________, em nome de ____________________________, que se inicia com as folhas de n° ____.

Para constar, lavro o Termo, que dato e assino.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

§ 2° Para cumprimento do disposto no parágrafo anterior deverá a área respectiva providenciar outra capa e nova via de etiqueta.

§ 3° Os volumes deverão ser sinalizados na capa conforme segue: VOLUME N° (em algarismo romano) DO PROCESSO N° 09/000.000/ano.

§ 4° Na abertura de cada volume, com exceção do primeiro, logo após a capa, incluir-se à “Termo de Abertura de Volume de Processo”, obedecendo-se à numeração sequencial das folhas do volume anterior, desconsiderando as respectivas capas de processo, bem como os termos de abertura e de encerramento.

Seção I

Procedimentos de Apensação, Desapensação e Anexação.

Art. 32 Os processos serão apensados pela área interessada quando tiverem correlação entre si, visando à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, relativos ao mesmo interessado ou não.

Parágrafo único. Na apensação são mantidas as numerações individuais das folhas dos processos e os volumes devem estar interligados ao processo principal por amarração com barbante.

Art. 33 O Termo de Apensação deve seguir o modelo abaixo:

TERMO DE APENSAÇÃO

Nesta data faz-se a apensação do(s) autos do(s) processo(s) de n° (s) _____________________ aos autos do processo de n° _______________________.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Art. 34 A desapensação será efetuada pela área interessada por meio do Termo de Desapensação, quando a tramitação conjunta dos mesmos não for mais necessária, conforme modelo abaixo:

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

Nesta data faz-se a desapensação do(s) autos do processo(s) n° ________________ dos autos do processo n° ___________________.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Art. 35 A anexação de um processo a outro é realizada quando se tratar do mesmo interessado e quando os assuntos forem iguais ou semelhantes.

§ 1º A anexação é realizada de forma definitiva.

§ 2º A numeração do processo anexado será cancelada e suas folhas renumeradas, em sequencia à última folha do processo principal.

§ 3º A anexação deverá ser registrada, conforme modelo abaixo:

TERMO DE ANEXAÇÃO

Nesta data faz-se a anexação do(s) autos do(s) processo(s) de n°(s) _____________________ aos autos do processo de n° _______________________, passando o todo a contar com ___________ folhas.

As páginas do processo anexado foram renumeradas e a numeração anterior cancelada.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Seção II

Da Extinção, do Arquivamento e do Desarquivamento de Processos

Art. 36 O encerramento de processos ocorre nas seguintes hipóteses:

I – quando exaurida a finalidade ou o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente;

II – quando houver expressa desistência do interessado; e

III – quando o desenvolvimento for interrompido por período superior a 1 (um) ano por ato ou omissão da parte interessada.

Parágrafo único. Nas hipóteses previstas nos incisos II e III, o prosseguimento do processo não fica prejudicado se a Administração considerar que o interesse público desse modo o exige.

Art. 37 Toda solicitação de arquivamento e desarquivamento de processo deve ser feita por meio de despacho do responsável pela área e ainda ser elaborado conforme modelos abaixo:

TERMO DE ARQUIVAMENTO

Aos _____ dias do mês de ___________ do ano de dois mil e __________, procedemos ao arquivamento autos dos presentes autos de n° _______________________, contendo ____ folhas, por motivo de ___________________________________.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

TERMO DE DESARQUIVAMENTO

Aos _____ dias do mês de ___________ do ano de dois mil e __________, procedemos ao desarquivamento autos dos presentes autos de n° _______________________, contendo ____ folhas, por motivo de ___________________________________.

Campo Grande – MS, ____ de _____________ de 20__.

Servidor responsável

Carimbo e/ou nome e cargo

Art. 38 Os processos deverão ser arquivados em caixas-arquivo, as quais devem conter a identificação do conteúdo no espelho da caixa, cabendo esta tarefa à GEAF – Gerência de Administração e Finanças.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 39 Os procedimentos estabelecidos no Manual visam apenas o lado operacional podendo ser alterados, na medida em que se tornem necessários seu melhoramento e/ou simplificação.

Art. 40 Qualquer servidor que necessitar de informações a respeito de processos ou documentos que estejam na Agepan, deverá consultá-las através do SPI – Sistema de Protocolo Integrado.

Art. 41 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua aprovação.

Campo Grande, 11 de maio de 2012.

SANDRA REGINA FABRIL

Diretora de Administração e Planejamento