Estabelece critérios para eliminação e incineração de documentos de arquivos das dependências da AGEPAN e aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos da AGEPAN – TTDA.
REVOGADA PELA PORTARIA N° 110, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2014.
O Diretor-Presidente da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul – AGEPAN, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO os artigos 3° e 21 da Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que estabelecem que a legislação estadual definirá os critérios de organização,gestão, vinculação e acesso aos documentos dos arquivos estaduais;
CONSIDERANDO que o Decreto n° 11.153, de 27 de março de 2003 dispõe sobre a guarda definitiva e descarte de documentos gerados pelos agentes públicos do Estado de Mato Grosso do Sul mediante prazos e condições estabelecidas em Tabela de Temporalidade de documentos – TTD, apenas das atividades meio;
CONSIDERANDO a Resolução n° 5 do Conselho Nacional de Arquivos, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios;
CONSIDERANDO a Resolução n° 7 do Conselho Nacional de Arquivos, de 20 de maio de 1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;
CONSIDERANDO que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações e racionalizar a produção de documentos;
CONSIDERANDO que a eliminação de documentos permite a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais;
RESOLVE:
Art. 1° Instituir Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos.
Parágrafo único. A comissão será constituída de 03 (três) membros, sendo eles: um servidor detentor do cargo de Analista de Regulação, que presidirá a comissão; devendo a escolha recair, pela ordem, no mais antigo da carreira, um servidor da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos e um servidor com conhecimento do que trata o acervo objeto de avaliação.
Art. 2° Designar grupos de Apoio à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos que deverão ser indicados, em cada dependência, pelo Gerente ou Coordenador que detiver a responsabilidade direta sobre os documentos a eliminar.
Art. 3° Cabe a responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos pelo agendamento e cronograma dos trabalhos de análise, definição, controle e fechamento do termo de eliminação de documentos a serem eliminados pela Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN.
Art. 4° Aprovar a Tabela de Temporalidade de Documentos da AGEPAN – TTDA, seus prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecida no Anexo I, relativa às atividades-fim da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN, para ser aplicada em conjunto com a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio prevista no Decreto Estadual n° 11.153, de 27 de março de 2003.
Parágrafo único. Os documentos que tenham sido objeto de eliminação, mesmo microfilmados e/ou digitalizados, deverão ser listados nos termos do Anexo II, Listagem de Eliminação de Documentos da AGEPAN – LEDA, e a lista, juntamente com o Termo de Eliminação de Documentos – TED, Anexo III, a que se refira, serão arquivados por ordem de número e data e conservados por 30 (trinta) anos.
Art. 5° Observadas as orientações do artigo precedente, cada grupo de apoio terá prazo de 60 (sessenta) dias, após a publicação desta Portaria, para diligenciar no sentido de selecionar e classificar os documentos existentes em seus arquivos, elaborando a(s) respectiva(s) Listagem(ns) de Eliminação de Documentos e o Termo de Eliminação de Documentos, conforme Anexos II e III.
Art. 6° Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação constituída na forma prevista no parágrafo único do art. 1°, no exercício das atribuições que esta Portaria lhes confere, deverão conferir criteriosamente a Listagem de Eliminação de Documentos selecionados e relacionados pelo Grupo de Apoio, se está plenamente de acordo com os termos desta Portaria, cumprindo aos membros da Comissão assinar os Termos de Eliminação de Documentos, que serão encaminhados ao Arquivo Público do Estado de MS para validação, e após, serão arquivados no respectivo órgão junto com seus anexos.
Parágrafo único. A primeira via do Termo deverá ser guardada no arquivo geral da AGEPAN; a segunda, nos setores a que tenham pertencido os documentos eliminados e a terceira no Arquivo Público Estadual.
Art. 7° Caberá à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação após conferência da listagem de eliminação de documentos e depois de validado pelo Arquivo Público do Estado, publicarem Diário Oficial a listagem dos documentos a serem eliminados para ciência dos interessados, conforme edital de ciência de eliminação de documentos – Anexo IV.
Art. 8° Os Termos de Eliminação de Documentos – TED deverão conter numeração específica e sequencial, em código numérico ou alfanumérico, de que conste o dígito identificador da Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos de MS – AGEPAN a que os documentos relacionados se refiram, seguido dos algarismos identificativos do ano de eliminação e da sequência numérica não renovável, conforme exemplos: 51/2004/001 ou DIVES/2004/001.
Art. 9° Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos e os Grupos de Apoio da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos responderão pelas ações ou omissões que transgridam os critérios definidos nesta Portaria.
Art. 10 Os documentos a serem eliminados serão triturados pelo órgão e o resíduo será destinado à doação ou lixo, preferencialmente à recicláveis.
Art. 11 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande, 21 de setembro de 2011.
ROBERTO HASHIOKA SOLER
Diretor-Presidente
ANEXO I – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA AGEPAN – AGÊNCIA ESTADUAL DE REGULAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MS
|
ATIVIDADES FIM |
|
100 – PLANEJAMENTO, GESTÃO E DEFESA JUDICIAL |
Setor |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te
|
100.1 |
Planejamento, Gestão e Defesa Judicial |
|
|
|
|
|
100.2 |
Judicial – Área Regulatória – Defesa Judicial Contencioso / Consultivo – Processos |
Até trânsito em julgado |
5 anos |
|
Guarda permanente |
|
101 |
Relacionamento Institucional |
|
|
|
|
|
101.1 |
Gestão de Relacionamento Institucional – Atividades descentralizadas ANEEL:
Processos PAM / TAD SRI – GRI
|
2 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
Prazos adotados pela ANEEL |
101.2 |
Comunicação Social – SCS ANEEL – Processo PAM SCS |
2 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
101.3 |
Clipping de Segmentos Regulados |
3 anos |
15 anos |
|
Guarda Permanente |
Pesquisa Histórica |
101.4 |
Diversos |
|
|
|
|
|
101.4.1 |
Material de comunic. Institucional / usuários |
05 anos |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
Alguns exemplares para Acervo Histórico |
101.4.2 |
Correspondências diversas para realização de material de comunicação institucional / usuários |
02 anos |
03 anos |
Eliminar |
|
|
101.4.3 |
Eventos institucionais: convites, programa, materiais de apoio, materiais de comunicação |
02 anos |
03 anos |
|
Guarda Permanente |
Alguns exemplares para Acervo Histórico |
101.4.4 |
Consultas Públicas: Divulgação / Organização |
Enquanto vigente |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
Prazos ANEEL |
101.4.5 |
Audiências Públicas: Divulgação / Organização |
Enquanto vigente |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
Prazos ANEEL |
101.4.6 |
Campanhas de esclarecimento a usuários dos serviços públicos delegados – docs. gerais |
Período da campanha |
4 anos |
|
Guarda Permanente |
|
101.4.7 |
Campanhas de esclarecimento a usuários dos serviços públicos delegados – exemplares
dos materiais confeccionados (folders, cartazes, vídeos, programas, convites, etc.)
|
Período da campanha |
4 anos |
|
Guarda Permanente |
Alguns exemplares para acervo histórico |
101.4.8 |
Pesquisas de opinião usuários serviços públicos delegados |
2 anos |
5 anos |
|
Guarda Permanente |
|
101.4.9 |
CI’s emitidas / recebidas |
02 anos |
03 anos |
Eliminar |
|
|
101.4.10 |
E-mails diversos emitidos / recebidos |
02 anos |
03 anos |
Eliminar |
|
|
200 – OUVIDORIA |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-ção |
Guarda
Permanen-
te
|
200 |
ENERGIA ELÉTRICA |
|
|
|
|
|
200.1 |
Solicitação de Ouvidoria |
1 ano |
4 anos |
Eliminar |
|
|
200.2 |
TAD SMA / Convênio ANEEL |
Enquanto vigente |
5 anos |
|
Guarda Permanente |
Prazos ANEEL |
201 |
TRANSPORTE DE PASSAGEIROS – Solicitação de Ouvidoria |
|
|
|
|
|
202 |
SANEAMENTO BÁSICO – Solicitação de Ouvidoria |
|
|
|
|
|
203 |
GERAL |
|
|
|
|
|
203.1 |
Comunicação Interna (CI) |
1 ano |
4 anos |
Eliminar |
|
|
203.2 |
Cartas das concessionárias |
1 ano |
4 anos |
Eliminar |
|
|
203.3 |
Pareceres Jurídicos |
3 anos |
4 anos |
|
Guarda Permanente |
|
203.4 |
Relatórios Anuais de Transporte |
1 ano |
4 anos |
Eliminar |
|
|
203.5 |
Atas de reuniões com concessionárias |
3 anos |
4 anos |
|
Guarda Permanente |
|
203.6 |
Termos de Registro de Mediação de Ouvidoria |
1 ano |
4 anos |
Eliminar |
|
|
300 – CÂMARA TÉCNICA DE TRANSPORTE / CATRANSP – REGULAÇÃO ECONÔMICA / NORMATIZAÇÃO E FISCALIZAÇÃO |
Setor |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanente
|
300.1 |
Plano de Reestruturação do Sistema de Transporte Intermunicipal de Passageiros
do Estado de MS – Processo n° 09/200.049/2003
|
10 anos |
|
|
Guarda Permanente |
Documentos
Originais
|
300.2 |
Contratos de Concessão / Autorizações – Processos |
30 anos / prazo concessão |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
Documentos
Originais
|
300.3 |
Plano Diretor do Sistema de Transporte Intermunicipal de Passageiros do Estado
de MS – Processo n° 09/200.512/2006
|
10 anos |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
Documentos
Originais
|
300.4 |
Processo Fiscalização Contábil e Econômico-Financeira |
5 anos |
5 anos |
|
Guarda Permanente |
|
300.5 |
Processo Reajuste Tarifário do Sistema de Transporte Rodoviário Intermunicipal
de passageiros |
10 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
300.6 |
Processo 1ª Revisão Tarifária do STRIP/MS – 2005 |
10 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
|
Sistema de Transp. Intermunicipal de Passageiros |
|
|
|
|
|
300.7 |
Processo 2ª Revisão Tarifária do STRIP/MS – 2010 |
10 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
300.8 |
Relatório de Gratuidades e Descontos – Processo |
05 anos |
05 anos |
Eliminar |
|
|
300.9 |
Quadro Demonstrativo de Movimentação de Passageiros – QDMP |
|
|
|
|
|
300.9.1 |
Declaração de Transporte e Faturamento – DTF |
30 anos / prazo concessão |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
Até que se crie sistema de armazenamento de dados |
300.9.2 |
Quadro Demonstrativo |
05 anos |
05 anos |
Eliminar |
|
|
300 – CÂMARA TÉCNICA DE TRANSPORTE / CATRANSP – OPERACIONAL |
Setor |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te
|
300.10 |
Processo de Cadastro – Transporte Intermunicipal de Passageiros |
1 ano |
2 anos |
Sim |
|
|
300.11 |
Processo de Registro e Vistoria de Veículos |
1 ano |
1 ano |
Eliminar |
|
|
300.12 |
Processo de Auto de Infração – AI – Transp. Intermunicipal de Passageiros |
Enquanto vigente |
05 anos |
Eliminar |
|
|
300.13 |
Processo de Autorização de Operação de Nova Linha – STRIP |
Enquanto vigente |
5 anos |
|
Guarda Permanente |
|
400 – TERMINAL HIDROVIÁRIO INTERIOR / THI – REGULAÇÃO ECONÔMICA E FISCALIZAÇÃO |
Setor |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente) |
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário) |
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te |
400.1 |
Processo de Fiscalização Econômica e Financeira (Acompanhamento Licitatório, Contratual, Aditamento e Alterações na Concessão do THI de Porto Murtinho) |
25 anos Prazo da Concessão |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
400.1.2 |
Processo nº 07/200.544/2000 referente à Concessão de Uso de Bem Público, precedido de obra pública, do Terminal Hidroviário Interior de Porto Murtinho/MS (Cópia) |
|
|
|
|
|
400.2 |
Processo de Fiscalização Econômica THI Porto Murtinho MS (Controle, Fiscalização e Recebimento da Taxa de Outorga) |
25 anos / Prazo da Concessão |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
400.3 |
Processo de Fiscalização ao Cumprimento do Termo de Concessão do THI Porto Murtinho MS |
25 anos / Prazo de Concessão |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
500 – CÂMARA TÉCNICA DE ENERGIA / CATENE – ENERGIA ELÉTRICA |
FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE GERAÇÃO – SFG |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te
|
500.1 |
Planejamento da Fiscalização – Convênio ANEEL / SFG |
5 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
500.2 |
Processo de Fiscalização – Convênio ANEEL / SFG |
5 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
500.3 |
Processo de Auto de Infração – Convênio ANEEL / SFG |
5 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ELETRICIDADE – SFE (DISTRIBUIÇÃO) |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te
|
500.4 |
Planejamento de Fiscalização – Convênio ANEEL/SFE |
5 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
500.5 |
Processo de Fiscalização – Convênio ANEEL/SFE |
5 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
500.6 |
Processo de Auto de Infração – Convênio ANEEL / SFE |
5 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
600 – CÂMARA TÉCNICA DE ENERGIA / CATENE – GÁS |
Setor |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te
|
600.1 |
Processo Normatização – Arcabouço Regulatório – GÁS CANALIZADO |
Enquanto vigente |
3 anos |
|
Guarda Permanente |
|
|
Convênio |
|
|
|
|
|
600.2 |
Processo de Planejamento – Gás Canalizado |
2 anos |
8 anos |
Eliminar |
|
|
600.3 |
Processo de Fiscalização – Gás Canalizado |
05 anos |
10 anos |
Eliminar |
|
|
600.4 |
Processo de Revisão ou Reajuste Tarifário – Gás Canalizado |
Enquanto vigente |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
700 – CÂMARA TÉCNICA DE SANEAMENTO / CATESA |
Documentos / Assunto |
PRAZOS DE GUARDA (em anos) |
Destinação |
Observações |
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
|
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
|
Elimina-
ção
|
Guarda
Permanen-te
|
700.1 |
Processo de Cadastro / Convênio |
30 anos / Prazo de Concessão |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
700.2 |
Processo de Reajuste Tarifário |
10 anos |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
700.3 |
Processo de Revisão Tarifária |
10 anos |
10 anos |
|
Guarda Permanente |
|
700.4 |
Processo de Fiscalização Contábil e Econômico-Financeira |
05 anos |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
700.5 |
Processo de Fiscalização Técnica e Operacional |
05 anos |
05 anos |
|
Guarda Permanente |
|
700.6 |
Processo de Fiscalização Atendimento |
05 anos |
5 anos |
|
Guarda Permanente |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ANEXO II – LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA AGEPAN – LEDA
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
AGÊNCIA ESTADUAL DE REGULAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MS – AGEPAN
SETOR/AGÊNCIA:________________________
|
Listagem N°__________
Folha N° ____________
|
CÓDIGO DA TTDA |
ANO DE
EMISSÃO
|
ANO LIMITE PARA ELIMINAÇÃO |
CÓPIA/ORIGINAL |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONFERIMOS;
Campo Grande MS, _____/_______/____________.
___________________________ _______________________
Gerente /Coordenador Setor Presidente CPAED
ANEXO III – TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – TED
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – TED Nº ___, de ___/___/______.
Aos ____ dias do mês de __________________ do ano de _____, a Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN, através dos membros da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos, constituída de acordo com o art. 1° da Portaria n° 084, de 21/09/2011, após análise e avaliação da documentação separada do arquivo pelo Grupo de Apoio da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos, procederam a eliminação dos documentos constantes da listagem n° _______, folhas _____ a _____,correspondentes ao(s) ano(s) de _______ a _______, integrantes do acervo da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS, que, para todos os efeitos, passa a fazer parte integrante do presente Termo de Eliminação de Documentos.
Campo Grande, ____/_______________/_____.
_____________________________________
Gerente ou Coordenador do setor
Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos: (identificar)
_________________________
__________________________
__________________________
Grupo de Apoio
_________________________
__________________________
__________________________
ANEXO IV – EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
AGÊNCIA ESTADUAL DE REGULAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MS – AGEPAN
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ___/_____
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos, designado pela Portaria n° 084, de 21/09/2011, publicada no Diário Oficial n° _____, de ____/____/____, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° ____, aprovada pela Comissão, faz saber a quem possa interessar que a partir do 30º (trigésimo), dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial, se não houver oposição, os documentos constantes da listagem a seguir, serão eliminados.
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento ou guarda dos documentos listados, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos da Agencia Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN.
Campo Grande,_____/_______________/______.
________________________________________
Presidente da CPAED
|