PORTARIA Nº 084, DE 21 DE SETEMBRO DE 2011

 

Estabelece critérios para eliminação e incineração de documentos de arquivos das dependências da AGEPAN e aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos da AGEPAN – TTDA.

REVOGADA PELA PORTARIA N° 110, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2014.

O Diretor-Presidente da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul – AGEPAN, no uso de suas atribuições legais, e

 

CONSIDERANDO os artigos 3° e 21 da Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que estabelecem que a legislação estadual definirá os critérios de organização,gestão, vinculação e acesso aos documentos dos arquivos estaduais;

 

CONSIDERANDO que o Decreto n° 11.153, de 27 de março de 2003 dispõe sobre a guarda definitiva e descarte de documentos gerados pelos agentes públicos do Estado de Mato Grosso do Sul mediante prazos e condições estabelecidas em Tabela de Temporalidade de documentos – TTD, apenas das atividades meio;

 

CONSIDERANDO a Resolução n° 5 do Conselho Nacional de Arquivos, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios;

 

CONSIDERANDO a Resolução n° 7 do Conselho Nacional de Arquivos, de 20 de maio de 1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;

 

CONSIDERANDO que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações e racionalizar a produção de documentos;

 

CONSIDERANDO que a eliminação de documentos permite a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais;

 

 

RESOLVE:

 

Art. 1° Instituir Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos.

 

Parágrafo único. A comissão será constituída de 03 (três) membros, sendo eles: um servidor detentor do cargo de Analista de Regulação, que presidirá a comissão; devendo a escolha recair, pela ordem, no mais antigo da carreira, um servidor da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos e um servidor com conhecimento do que trata o acervo objeto de avaliação.

 

Art. 2° Designar grupos de Apoio à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos que deverão ser indicados, em cada dependência, pelo Gerente ou Coordenador que detiver a responsabilidade direta sobre os documentos a eliminar.

 

Art. 3° Cabe a responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos pelo agendamento e cronograma dos trabalhos de análise, definição, controle e fechamento do termo de eliminação de documentos a serem eliminados pela Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN.

 

Art. 4° Aprovar a Tabela de Temporalidade de Documentos da AGEPAN – TTDA, seus prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecida no Anexo I, relativa às atividades-fim da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN, para ser aplicada em conjunto com a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio prevista no Decreto Estadual n° 11.153, de 27 de março de 2003.

 

Parágrafo único. Os documentos que tenham sido objeto de eliminação, mesmo microfilmados e/ou digitalizados, deverão ser listados nos termos do Anexo II, Listagem de Eliminação de Documentos da AGEPAN – LEDA, e a lista, juntamente com o Termo de Eliminação de Documentos – TED, Anexo III, a que se refira, serão arquivados por ordem de número e data e conservados por 30 (trinta) anos.

 

Art. 5° Observadas as orientações do artigo precedente, cada grupo de apoio terá prazo de 60 (sessenta) dias, após a publicação desta Portaria, para diligenciar no sentido de selecionar e classificar os documentos existentes em seus arquivos, elaborando a(s) respectiva(s) Listagem(ns) de Eliminação de Documentos e o Termo de Eliminação de Documentos, conforme Anexos II e III.

 

Art. 6° Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação constituída na forma prevista no parágrafo único do art. 1°, no exercício das atribuições que esta Portaria lhes confere, deverão conferir criteriosamente a Listagem de Eliminação de Documentos selecionados e relacionados pelo Grupo de Apoio, se está plenamente de acordo com os termos desta Portaria, cumprindo aos membros da Comissão assinar os Termos de Eliminação de Documentos, que serão encaminhados ao Arquivo Público do Estado de MS para validação, e após, serão arquivados no respectivo órgão junto com seus anexos.

 

Parágrafo único. A primeira via do Termo deverá ser guardada no arquivo geral da AGEPAN; a segunda, nos setores a que tenham pertencido os documentos eliminados e a terceira no Arquivo Público Estadual.

 

Art. 7° Caberá à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação após conferência da listagem de eliminação de documentos e depois de validado pelo Arquivo Público do Estado, publicarem Diário Oficial a listagem dos documentos a serem eliminados para ciência dos interessados, conforme edital de ciência de eliminação de documentos – Anexo IV.

 

Art. 8° Os Termos de Eliminação de Documentos – TED deverão conter numeração específica e sequencial, em código numérico ou alfanumérico, de que conste o dígito identificador da Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos de MS – AGEPAN a que os documentos relacionados se refiram, seguido dos algarismos identificativos do ano de eliminação e da sequência numérica não renovável, conforme exemplos: 51/2004/001 ou DIVES/2004/001.

 

Art. 9° Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos e os Grupos de Apoio da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos responderão pelas ações ou omissões que transgridam os critérios definidos nesta Portaria.

 

Art. 10 Os documentos a serem eliminados serão triturados pelo órgão e o resíduo será destinado à doação ou lixo, preferencialmente à recicláveis.

 

Art. 11 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

Campo Grande, 21 de setembro de 2011.

 

 

 

ROBERTO HASHIOKA SOLER

Diretor-Presidente

 

 

ANEXO I – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA AGEPAN – AGÊNCIA ESTADUAL DE REGULAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MS

 

ATIVIDADES FIM
 
100 – PLANEJAMENTO, GESTÃO E DEFESA JUDICIAL
Setor Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanen-te

100.1 Planejamento, Gestão e Defesa Judicial          
100.2 Judicial – Área Regulatória – Defesa Judicial Contencioso / Consultivo – Processos Até trânsito em julgado 5 anos Guarda permanente
101 Relacionamento Institucional
101.1 Gestão de Relacionamento Institucional – Atividades descentralizadas ANEEL:

Processos PAM / TAD SRI – GRI

2 anos 10 anos Guarda Permanente Prazos adotados pela ANEEL
101.2 Comunicação Social – SCS ANEEL – Processo PAM SCS 2 anos 10 anos Guarda Permanente  
101.3 Clipping de Segmentos Regulados 3 anos 15 anos Guarda Permanente Pesquisa Histórica
101.4 Diversos  
101.4.1 Material de comunic. Institucional / usuários 05 anos 05 anos Guarda Permanente Alguns exemplares para Acervo Histórico
101.4.2 Correspondências diversas para realização de material de comunicação institucional / usuários 02 anos 03 anos Eliminar
101.4.3 Eventos institucionais: convites, programa, materiais de apoio, materiais de comunicação 02 anos 03 anos Guarda Permanente Alguns exemplares para Acervo Histórico
101.4.4 Consultas Públicas: Divulgação / Organização Enquanto vigente 05 anos Guarda Permanente Prazos ANEEL
101.4.5 Audiências Públicas: Divulgação / Organização Enquanto vigente 05 anos Guarda Permanente Prazos ANEEL
101.4.6 Campanhas de esclarecimento a usuários dos serviços públicos delegados – docs. gerais Período da campanha 4 anos Guarda Permanente
101.4.7 Campanhas de esclarecimento a usuários dos serviços públicos delegados – exemplares

dos materiais confeccionados (folders, cartazes, vídeos, programas, convites, etc.)

Período da campanha 4 anos Guarda Permanente Alguns exemplares para acervo histórico
101.4.8 Pesquisas de opinião usuários serviços públicos delegados 2 anos 5 anos Guarda Permanente
101.4.9 CI’s emitidas / recebidas 02 anos 03 anos Eliminar
101.4.10 E-mails diversos emitidos / recebidos 02 anos 03 anos Eliminar
200 – OUVIDORIA
Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-ção Guarda

Permanen-

te

200 ENERGIA ELÉTRICA          
200.1 Solicitação de Ouvidoria 1 ano 4 anos Eliminar    
200.2 TAD SMA / Convênio ANEEL Enquanto vigente 5 anos Guarda Permanente Prazos ANEEL
201 TRANSPORTE DE PASSAGEIROS – Solicitação de Ouvidoria          
202 SANEAMENTO BÁSICO – Solicitação de Ouvidoria  
203 GERAL
203.1 Comunicação Interna (CI) 1 ano 4 anos Eliminar  
203.2 Cartas das concessionárias 1 ano 4 anos Eliminar
203.3 Pareceres Jurídicos 3 anos 4 anos Guarda Permanente  
203.4 Relatórios Anuais de Transporte 1 ano 4 anos Eliminar
203.5 Atas de reuniões com concessionárias 3 anos 4 anos Guarda Permanente  
203.6 Termos de Registro de Mediação de Ouvidoria 1 ano 4 anos Eliminar
300 – CÂMARA TÉCNICA DE TRANSPORTE / CATRANSP – REGULAÇÃO ECONÔMICA / NORMATIZAÇÃO E FISCALIZAÇÃO
Setor Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanente

300.1 Plano de Reestruturação do Sistema de Transporte Intermunicipal de Passageiros

do Estado de MS – Processo n° 09/200.049/2003

10 anos Guarda Permanente Documentos

Originais

300.2 Contratos de Concessão / Autorizações – Processos 30 anos / prazo concessão 05 anos Guarda Permanente Documentos

Originais

300.3 Plano Diretor do Sistema de Transporte Intermunicipal de Passageiros do Estado

de MS – Processo n° 09/200.512/2006

10 anos 05 anos Guarda Permanente Documentos

Originais

300.4 Processo Fiscalização Contábil e Econômico-Financeira 5 anos 5 anos Guarda Permanente
300.5 Processo Reajuste Tarifário do Sistema de Transporte Rodoviário Intermunicipal
de passageiros
10 anos 10 anos Guarda Permanente
300.6 Processo 1ª Revisão Tarifária do STRIP/MS – 2005 10 anos 10 anos Guarda Permanente
Sistema de Transp. Intermunicipal de Passageiros
300.7 Processo 2ª Revisão Tarifária do STRIP/MS – 2010 10 anos 10 anos Guarda Permanente
300.8 Relatório de Gratuidades e Descontos – Processo 05 anos 05 anos Eliminar  
300.9 Quadro Demonstrativo de Movimentação de Passageiros – QDMP
300.9.1 Declaração de Transporte e Faturamento – DTF 30 anos / prazo concessão 05 anos Guarda Permanente Até que se crie sistema de armazenamento de dados
300.9.2 Quadro Demonstrativo 05 anos 05 anos Eliminar  
300 – CÂMARA TÉCNICA DE TRANSPORTE / CATRANSP – OPERACIONAL
Setor Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanen-te

300.10 Processo de Cadastro – Transporte Intermunicipal de Passageiros 1 ano 2 anos Sim
300.11 Processo de Registro e Vistoria de Veículos  1 ano 1 ano Eliminar
300.12 Processo de Auto de Infração – AI – Transp. Intermunicipal de Passageiros Enquanto vigente 05 anos Eliminar
300.13 Processo de Autorização de Operação de Nova Linha – STRIP Enquanto vigente 5 anos Guarda Permanente
400 – TERMINAL HIDROVIÁRIO INTERIOR / THI – REGULAÇÃO ECONÔMICA E FISCALIZAÇÃO
Setor Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora
(Arquivo Corrente)
Unidade com Atribuições de Arquivo
(Arquivo Intermediário)
Elimina-

ção

Guarda
Permanen-te
400.1 Processo de Fiscalização Econômica e Financeira (Acompanhamento Licitatório, Contratual, Aditamento e Alterações na Concessão do THI de Porto Murtinho) 25 anos Prazo da Concessão 05 anos Guarda Permanente
400.1.2 Processo nº 07/200.544/2000 referente à Concessão de Uso de Bem Público, precedido de obra pública, do Terminal Hidroviário Interior de Porto Murtinho/MS (Cópia)
400.2 Processo de Fiscalização Econômica THI Porto Murtinho MS (Controle, Fiscalização e Recebimento da Taxa de Outorga) 25 anos / Prazo da Concessão 05 anos Guarda Permanente
400.3 Processo de Fiscalização ao Cumprimento do Termo de Concessão do THI Porto Murtinho MS 25 anos / Prazo de Concessão 05 anos Guarda Permanente
500 – CÂMARA TÉCNICA DE ENERGIA  / CATENE – ENERGIA ELÉTRICA
FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE GERAÇÃO – SFG
Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanen-te

500.1 Planejamento da Fiscalização – Convênio ANEEL / SFG 5 anos 10 anos   Guarda Permanente  
500.2 Processo de Fiscalização – Convênio ANEEL / SFG 5 anos 10 anos   Guarda Permanente  
500.3 Processo de Auto de Infração – Convênio ANEEL / SFG 5 anos 10 anos   Guarda Permanente  
 FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ELETRICIDADE – SFE  (DISTRIBUIÇÃO)                      
Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanen-te

500.4 Planejamento de Fiscalização – Convênio ANEEL/SFE 5 anos 10 anos   Guarda Permanente  
500.5 Processo de Fiscalização – Convênio ANEEL/SFE 5 anos 10 anos   Guarda Permanente  
500.6 Processo de Auto de Infração – Convênio ANEEL / SFE 5 anos 10 anos   Guarda Permanente  
600 – CÂMARA TÉCNICA DE ENERGIA / CATENE – GÁS
Setor Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanen-te

600.1 Processo Normatização – Arcabouço Regulatório – GÁS CANALIZADO Enquanto vigente 3 anos Guarda Permanente
Convênio
600.2 Processo de Planejamento – Gás Canalizado 2 anos 8 anos Eliminar
600.3 Processo de Fiscalização – Gás Canalizado 05 anos 10 anos Eliminar
600.4 Processo de Revisão ou Reajuste Tarifário – Gás Canalizado Enquanto vigente 10 anos Guarda Permanente
700 – CÂMARA TÉCNICA DE SANEAMENTO / CATESA
Documentos / Assunto PRAZOS DE GUARDA (em anos) Destinação Observações
Unidade Produtora

(Arquivo Corrente)

Unidade com Atribuições de Arquivo

(Arquivo Intermediário)

Elimina-

ção

Guarda

Permanen-te

700.1 Processo de Cadastro / Convênio 30 anos / Prazo de Concessão 05 anos Guarda Permanente
700.2 Processo de Reajuste Tarifário 10 anos 05 anos Guarda Permanente
700.3 Processo de Revisão Tarifária 10 anos 10 anos Guarda Permanente
700.4 Processo de Fiscalização Contábil e Econômico-Financeira 05 anos 05 anos Guarda Permanente
700.5 Processo de Fiscalização Técnica e Operacional 05 anos 05 anos Guarda Permanente
700.6 Processo de Fiscalização Atendimento 05 anos 5 anos Guarda Permanente

 

ANEXO II – LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA AGEPAN – LEDA

 

 

 

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

AGÊNCIA ESTADUAL DE REGULAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MS – AGEPAN

 

SETOR/AGÊNCIA:________________________

 

Listagem N°__________

 

 

Folha N° ____________

CÓDIGO DA TTDA ANO DE

EMISSÃO

ANO LIMITE PARA ELIMINAÇÃO CÓPIA/ORIGINAL

 

CONFERIMOS;

 

Campo Grande MS, _____/_______/____________.

 

 

___________________________                                   _______________________

Gerente /Coordenador Setor                                                Presidente CPAED

 

ANEXO III – TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – TED

 

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – TED Nº ___, de ___/___/______.

 

 

Aos ____ dias do mês de __________________ do ano de _____, a Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN, através dos membros da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos, constituída de acordo com o art. 1° da Portaria n° 084, de 21/09/2011, após análise e avaliação da documentação separada do arquivo pelo Grupo de Apoio da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos, procederam a eliminação dos documentos constantes da listagem n° _______, folhas _____ a _____,correspondentes ao(s) ano(s) de _______ a _______, integrantes do acervo da Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS, que, para todos os efeitos, passa a fazer parte integrante do presente Termo de Eliminação de Documentos.

 

 

Campo Grande, ____/_______________/_____.

 

 

 

_____________________________________

Gerente ou Coordenador do setor

 

 

 

Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos: (identificar)

 

 

 

_________________________

 

 

__________________________

 

 

__________________________

 

 

 

 

 

Grupo de Apoio

 

 

 

 

_________________________

 

 

__________________________

 

 

__________________________

 

 

ANEXO IV – EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

 

AGÊNCIA ESTADUAL DE REGULAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MS – AGEPAN

 

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ___/_____

 

 

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos, designado pela Portaria n° 084, de 21/09/2011, publicada no Diário Oficial n° _____, de ____/____/____, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° ____, aprovada pela Comissão, faz saber a quem possa interessar que a partir do 30º (trigésimo), dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial, se não houver oposição, os documentos constantes da listagem a seguir, serão eliminados.

 

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento ou guarda dos documentos listados, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos da Agencia Estadual de Regulação de Serviços Públicos de MS – AGEPAN.

 

 

Campo Grande,_____/_______________/______.

 

 

 

________________________________________

 

                                     Presidente da CPAED